Mucho se ha escrito sobre la parte de GTD orientada a acciones y proyectos, pero creo que se ha escrito muy poco acerca de los horizontes de perspectiva, y creo que es una de las grandes aportaciones de GTD, así que voy a orientar esta entrada a cómo funcionan en general los horizontes de perspectiva y también, en concreto, cómo los utilizo yo.

Entonces, ¿Qué es lo que tengo que sustituye a mis buenos propósitos de 2010?

1. Mis metas a largo (50.000 ft)
   Las tengo en un mapa mental (freemind), y esencialmente es una descripción textual de lo que quiero ser y hacer en la vida en las áreas que considero principales: negocios, economía / finanzas, organización personal, expresión creativa, salud, familia, crecimiento personal, conciencia social, ocio y relaciones personales.
   No diferencio entre vida personal y laboral. Esta diferencia es un camelo absoluto inventado con un fin perverso sobre el cual hablaré algún día. Mis objetivos son mis objetivos. Son laborales, familiares, artísticos, sociales, etc etc. La diferencia entre personal y laboral simplemente no cabe.
   Entre mis metas a largo tengo cosas como las siguientes:
   - Economía / Finanzas: Tengo una economía sana, que consiste en disponer de un fondo de retiro con aportaciones mensuales, un fondo de emergencias, un porcentaje de ingresos mensuales para negocios y proyectos personales. El dinero que necesito para vivir viene de inversiones y no de salario de modo que pueda lograr la libertad financiera.
   - Organización: Dispongo de un sistema que me permite encajar, organizar y afrontar cualquier cambio en mi vida. Dispongo de mucho tiempo libre.
   - Familia: Mi familia vive feliz. Nos divertimos. Mis hijas crecen con una personalidad creativa y crítica.
   - Negocios: …
   - …
   Este mapa me acompaña desde hace dos años y lo reviso cada dos o tres meses. Está completamente alineado con mi familia lo que hace que estemos muy enfocados en las decisiones familiares.
2. mi visión a 3-5 años (40.000 ft)
   Es un conjunto de proyectos, propósitos y áreas de mejora que tengo que llevar a cabo que me acercan a mis metas a largo.
   Físicamente está en el mismo mapa mental por comodidad. Aunque aquí lo pongo textualmente, están representados como ramas del mapa.
   Este nivel lo reviso cada mes, aunque tampoco cambia muy a menudo. No pasaría nada si lo revisara cada 2 o 3 meses.
   Por ejemplo, aquí hay cosas como las siguientes (lo voy a simplificar que es bastante amplio):
   - Familia / Hijos: Mis hijos van al mejor colegio que puedo pagar. Se transmitir a mis hijas cómo ser curiosas, cómo no tener miedo al fracaso y cómo valorar sus propias ideas y ser críticas con las ideas de la mayoría. Me divierto con mi esposa, le dedico tiempo y se involucra en los negocios familiares.
   - Salud / Sobrepeso: Dispongo de un sistema balanceado que me permite mantenerme en un peso sano. Tengo una alimentación equilibrada.
   - Economía / Plan financiero: Dispongo de un plan financiero a 24 meses que mantengo actualizado. (aquí también tengo un montón de ratios, cantidades absolutas, etc etc que son el objetivo que quiero alcanzar)
   - Economía / Deuda: He eliminado toda mi deuda (incluyendo hipotecas).
   - Expresión creativa / Música: Toco habitualmente varios instrumentos. Vuelvo a componer música habitualmente
   - … (muchísimas más cosas)
3. mis objetivos a 12 meses (30.000 ft)
   Este nivel lo utilizo para equilibrar a medio plazo mis áreas de responsabilidad con el objetivo de orientar mis proyectos a la visión de lo que quiero conseguir. Este nivel está formado por proyectos de largo plazo, los cuales no necesito revisar todas las semanas.
   Físicamente lo gestiono mediante el Software ThinkingRock, que es parte de mi sistema de productividad. Cualquier proyecto que tiene un “30k.” delante, es un objetivo a 12 meses. La diferencia con los proyectos normales es que, en la revisión semanal, tiendo a evaluar el “Beneficio a lograr” de estos proyectos con más detenimiento que en los normales. Además me sirven como criterio para decidir si un área de responsabilidad debo aceptarla o no.
   Este primer pedido es para ver los e-books, ver cómo es de complejo instalar nuestras aplicaciones, etc etc y luego regalar a clientes o conocidos. Todavía no hay negocio .
4. mis áreas de responsabilidad (20.000 ft)
   Son las áreas en las que he decidido que se desempeñe mi actividad. Obviamente están enfocadas a mis objetivos a corto, medio y largo plazo.
   Mis áreas de responsabilidad las reviso todos los meses. Si hay algún área que no me acerca a mis objetivos, entonces creo proyectos y acciones para eliminarla. Sin más.
   Todos los proyectos y acciones que entran en mi sistema están asociados a un área de responsabilidad. Todos. Si me llega un proyecto o acción que no puedo encajar en mis áreas de responsabilidad no lo acepto. Aquí soy realmente agresivo.
   Físicamente lo gestiono con ThinkingRock. Este software permite jerarquizar proyectos y sub-proyectos, por lo que es muy fácil. Simplemente las áreas de responsabilidad son los proyectos más exteriores al árbol (les pongo un “20k.” delante). Los proyectos normales los creo dentro de algún área de responsabilidad.
   Mis áreas de responsabilidad son muy amplias. Os pongo unas cuantas al azar:
   - Trabajo / Dirección General de Open Sistemas
   - Trabajo / Dirección de Marketing de Open Sistemas
   - Trabajo / Entorno de trabajo
   - Aprendizaje y crecimiento personal / Mantenimiento de mi marca personal
   - Salud / Deporte
   - Familia / Educación de mi hija
   - Finanzas / Inversiones
   - Finanzas / Control financiero
   - Responsabilidad social
   - …
5. mis proyectos activos (10.000 ft)
   Un proyecto es cualquier cosa a lograr que requiera más de una acción. Por tanto, quien usa GTD tiende a gestionar muchos más proyectos que el resto de la gente (o al menos los mismos, solamente que el resto de la gente no considera “arreglar la manguera del jardín” un proyecto y yo si).
   Tengo siempre alrededor de 50 proyectos vivos (y unos 800 en “Algún día / Quizás / Proyectos futuros”) .
   Todos los viernes, durante el repaso semanal, reviso la lista “Algún día / Quizás / Proyectos futuros” y me traigo a proyectos aquellos en los que quiero trabajar en la próxima semana. Y envío a “Algún día / Quizás / Proyectos futuros” aquellos en los que no voy a trabajar.
6. y mis próximas acciones (pista de aterrizaje)
   Mis próximas acciones las tengo divididas por contextos, ya que me permite trabajar en “batch”, es decir, hacer todas las llamadas al mismo tiempo, escribir todos los e-mails de golpe, etc. Esto incrementa la productividad en varios órdenes de magnitud. La alternativa (lo que ha aprendido la gente antes de aprender GTD) es trabajar en “proyectos”, lo cual es mucho más ineficiente y desmotivante por bastantes motivos que tampoco voy a detallar aquí.
   Mis contextos son bastante estándar: @a la espera, @anywhere, @casa, @cita/reunión, @cita/reunión (uno genérico y uno para cada persona con la que más cosas trato), @compras/recados/fuera de casa, @email, @leer/revisar/procesar, @llamadas, @llevar/traer, @oficina, @online, @ordenador, @pensar/planificar/brainstorming.

Si has leido hasta aquí, entenderás por qué es absurdo para mi definir “Buenos propósitos para 2010″. No lo necesito. Tengo mis propósitos claramente definidos todo el tiempo y guían mis decisiones cada día de mi vida.

I have finished the infrastructure for integrating of external apps into TR (by using some scripting magic and the Notes field). At the moment it is a quick hack, but “it works for me (TM)”

This article complements the KMail integration post which can be found here: http://www.thinkingrock.com.au/forum/viewtopic.php?t=2321

At the moment, I have integrated:

• Freemind: For mind mapping and many other tasks (it is a very important app for my daily work)
• Openproj: A MSProject like app for managing complex projects
• TiddlyWiki: A very interesting tool for structured documentation

Adding new apps (openoffice, gimp, …) is really easy, as everything is done outside TR and without programming. I will come on this topic later.

VISION
I have just created a project/action in TR, and now I want to:

• Attach a mindmap from an existing template very easily without bothering with filenames and folders
• Attach a complex project from an existing template very easily without bothering with filenames and folders
• Attach a new spreadsheet from an existing template very easily without bothering with filenames and folders
• Keep everything related to the main project/action
• Have all the docs available with a single click in the link
• Easily create templates (for example I have a mind-map template with all the things I have to ask to a customer interested in elearning).
• If I want to add 4 different files to an action, I just have to: launch the script, select the templates and press enter (this is not completely achieved at the moment )
• Everything must be safe (no modifying or reading the xml file) and must survive between updates of TR

MAIN PICTURE

On the TR side, the magic is done by linking to files in the “notes” field. This links are opened by xdg-open, which in fact calls the default application for the file. Nothing new here.

On the Linux side, there is a script (I have created an icon in my panel) which:
1) shows the available templates (you can select one or more)

2) asks for -optional- base names (names and paths are not important as they will be correctly linked from within TR)

3) creates folders to store the new files (it ensures there will be no collisions, so you can have many “Brainstorming” base names for different projects ). You can choose a folder if you want, but I see no reason for that. This is done through an option’s window, which in many cases you can just accept the defaults and press enter.

4) creates new files based on copies from templates (mm, sxw, pdf, …) and puts them in the new folders

5) Shows a popup with the text you have to paste into TR

THE TEMPLATES

To find the available templates, the application looks into the TEMPLATES folder (see below). There it finds a folder for every template.

Inside every folder, there is a single file named exactly as the folder plus the corresponding extension (NOTE: This will probably be improved in future versions to be able to put more than one file on each template). You can edit the file with the corresponding application to adapt the template to whatever you want:

Obviously, you can put there whatever you want. Any kind of file.

In the end, the template file will be copied to the destination and renamed to the base name you choose.

THE CODE (and install steps)

1) Select all the text and paste it to a text file, named “tr_integration.sh” and assign execution rights (chmod 755 tr_integration.sh).

2) In the code, you will need to change:
- PROYECTOS: which points to a folder where you want to store all files and folders created
- TEMPLATES: which points to the templates folder

3) Create a shortcut available easily

You will need kdialog and mktemp. Both are available in every unix system I know.

It might work in Windows and/or MAC if you install KDE4 and adapt a bit the code. You will probably need Cygwin or, at least, mktemp for your environment. I don’t see major problems for that. Sorry, no support for Windows as I am a free software man since 1997